“ Portanto, prestem atenção na sua maneira de viver. Não vivam como os desprovidos de conhecimento, mas como os sábios. Por isso administrem bem o tempo, aproveitando bem todas as oportunidades que vocês têm ... ”
Efésios 5 : 15 - 16 > Versão Contemporânea
Atualmente é um fato ouvirmos dentro das empresas, muitos afirmarem sentir que o tempo está passando muito rápido e que não conseguem mais realizar suas atividades dentro do tempo que dispõem. Uma pesquisa realizada no primeiro semestre desse ano, com funcionários e executivos em vários países, mostrou que a sensação de encurtamento do tempo é de 3 horas por dia. Há metodologias de administração do tempo, que devem ser utilizadas para diminuir o dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é o fator mais importante na realização de trabalhos e atividades a serem executadas, por isso, apresentamos algumas orientações de como administrar o tempo de forma eficaz e conseguir aumentar o seu desempenho profissional. Saiba, entretanto, que a principal ação a ser desenvolvida é a mudança comportamental, sendo assim, é necessário que você seja disciplinado e não desista, pois com certeza você em breve conquistará ótimos resultados para sua carreira ou para sua empresa!
Princípios básicos para a boa administração do tempo
§ Planejamento: toda hora aplicada em planejamento pode poupar de três a quatro horas na execução e produzindo resultados melhores.
§ Organização: organizar é um fator facilitador na execução das tarefas.
§ Comunicação: a linguagem simples e concisa assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
§ Delegação: atribuir tarefas para outras pessoas e acompanhar os resultados são características da administração eficaz.
§ Tomada de Decisões: a análise de uma decisão tem que ser precisa e baseada em informações corretas, evitando desperdício de trabalho e tempo.
§ Concentração: não permita interferências desnecessárias durante a execução dos trabalhos e procure realizar uma atividade de cada vez.
Alguns conceitos errôneos na administração do tempo
§ Excesso de tempo em conversações
§ Consolidação insuficiente de conclusões
§ Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim
§ O subordinado sempre pode me esperar
§ Nunca vou me tornar escravo do relógio
§ Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante
§ Eu faço o tempo e os outros devem ajustar o seu tempo ao meu
§ Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém
Algumas causas que geram desperdício de tempo
§ Falta de planejamento
§ Falta de informações ou recursos necessários
§ Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador)
§ Falta de disciplina no cumprimento dos cronogramas
§ Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades
§ Falta de especificações claras para a execução das tarefas
§ Indefinição de prioridades
§ Falta de compromisso com a empresa
§ Execução de serviço particular, em horário comercial
§ Falta de acompanhamento e cobrança de resultados
§ Excesso de reuniões e burocracia interna
§ Centralização de poder e falta de delegação
§ Resistências às mudanças
§ Incapacidade de dizer "não"
Algumas soluções práticas para economizar tempo
§ Seja organizado e planeje suas ações com antecedência
§ Estabeleça metas diárias, semanais, mensais e anuais
§ Programe suas tarefas e atividades em função dessas metas
§ Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas
§ Realize as ações em ordem de prioridade
§ Controle periodicamente as atividades realizadas e os resultados alcançados
§ Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade
§ Elimine desperdiçadores de tempo
§ Melhore continuamente suas rotinas e hábitos de trabalho
§ Utilize uma agenda e crie cronogramas para o controle das atividades
§ Crie e mantenha atualizada uma lista de tarefas
Algumas soluções para aumentar a produtividade das reuniões
§ Convoque uma reunião somente quando for totalmente indispensável
§ Devem participar somente as pessoas às quais o assunto interessa
§ Estabeleça antecipadamente os objetivos a serem alcançados
§ Elabore uma pauta, fixando um tempo para cada assunto
§ Não castigue os pontuais, premiando os atrasados
§ Designe um participante para secretariar a reunião
§ Mantenha o rumo da discussão
§ Sintetize as conclusões
Samuel Fachini é administrador e consultor empresarial, com mais de 20 anos de experiência em empresas de vários segmentos, entre elas a HP, 3M e Degussa. Atualmente é proprietário da empresa Aion Consultoria Empresarial, especializada em consultoria e assessoria nas áreas de gestão administrativa, qualidade, marketing, responsabilidade social e assessoria jurídica.
Efésios 5 : 15 - 16 > Versão Contemporânea
Atualmente é um fato ouvirmos dentro das empresas, muitos afirmarem sentir que o tempo está passando muito rápido e que não conseguem mais realizar suas atividades dentro do tempo que dispõem. Uma pesquisa realizada no primeiro semestre desse ano, com funcionários e executivos em vários países, mostrou que a sensação de encurtamento do tempo é de 3 horas por dia. Há metodologias de administração do tempo, que devem ser utilizadas para diminuir o dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é o fator mais importante na realização de trabalhos e atividades a serem executadas, por isso, apresentamos algumas orientações de como administrar o tempo de forma eficaz e conseguir aumentar o seu desempenho profissional. Saiba, entretanto, que a principal ação a ser desenvolvida é a mudança comportamental, sendo assim, é necessário que você seja disciplinado e não desista, pois com certeza você em breve conquistará ótimos resultados para sua carreira ou para sua empresa!
Princípios básicos para a boa administração do tempo
§ Planejamento: toda hora aplicada em planejamento pode poupar de três a quatro horas na execução e produzindo resultados melhores.
§ Organização: organizar é um fator facilitador na execução das tarefas.
§ Comunicação: a linguagem simples e concisa assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos.
§ Delegação: atribuir tarefas para outras pessoas e acompanhar os resultados são características da administração eficaz.
§ Tomada de Decisões: a análise de uma decisão tem que ser precisa e baseada em informações corretas, evitando desperdício de trabalho e tempo.
§ Concentração: não permita interferências desnecessárias durante a execução dos trabalhos e procure realizar uma atividade de cada vez.
Alguns conceitos errôneos na administração do tempo
§ Excesso de tempo em conversações
§ Consolidação insuficiente de conclusões
§ Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim
§ O subordinado sempre pode me esperar
§ Nunca vou me tornar escravo do relógio
§ Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante
§ Eu faço o tempo e os outros devem ajustar o seu tempo ao meu
§ Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém
Algumas causas que geram desperdício de tempo
§ Falta de planejamento
§ Falta de informações ou recursos necessários
§ Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador)
§ Falta de disciplina no cumprimento dos cronogramas
§ Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades
§ Falta de especificações claras para a execução das tarefas
§ Indefinição de prioridades
§ Falta de compromisso com a empresa
§ Execução de serviço particular, em horário comercial
§ Falta de acompanhamento e cobrança de resultados
§ Excesso de reuniões e burocracia interna
§ Centralização de poder e falta de delegação
§ Resistências às mudanças
§ Incapacidade de dizer "não"
Algumas soluções práticas para economizar tempo
§ Seja organizado e planeje suas ações com antecedência
§ Estabeleça metas diárias, semanais, mensais e anuais
§ Programe suas tarefas e atividades em função dessas metas
§ Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas
§ Realize as ações em ordem de prioridade
§ Controle periodicamente as atividades realizadas e os resultados alcançados
§ Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade
§ Elimine desperdiçadores de tempo
§ Melhore continuamente suas rotinas e hábitos de trabalho
§ Utilize uma agenda e crie cronogramas para o controle das atividades
§ Crie e mantenha atualizada uma lista de tarefas
Algumas soluções para aumentar a produtividade das reuniões
§ Convoque uma reunião somente quando for totalmente indispensável
§ Devem participar somente as pessoas às quais o assunto interessa
§ Estabeleça antecipadamente os objetivos a serem alcançados
§ Elabore uma pauta, fixando um tempo para cada assunto
§ Não castigue os pontuais, premiando os atrasados
§ Designe um participante para secretariar a reunião
§ Mantenha o rumo da discussão
§ Sintetize as conclusões
Samuel Fachini é administrador e consultor empresarial, com mais de 20 anos de experiência em empresas de vários segmentos, entre elas a HP, 3M e Degussa. Atualmente é proprietário da empresa Aion Consultoria Empresarial, especializada em consultoria e assessoria nas áreas de gestão administrativa, qualidade, marketing, responsabilidade social e assessoria jurídica.
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